個人情報取り扱い規則(サクラメント函館東京カウンセリングオフィス)

【目的】

第1条
この規定は、当施設が入手したクライエント及びその他関係者の個人情報の取り扱いに関する規則であり、当施設のスタッフはこの規則に従い個人情報を取り扱うものとする。

【定義】

第2条
この規則において「個人情報」とは、面接記録をはじめとした諸記録、「相談申込書」「心理査定結果」等、個人に関する情報であり、氏名、生年月日、その他の記述等により、特定の個人を判別することが出来るものをいう。

【利用目的と範囲】

第3条
個人情報は次の目的に沿った範囲内について、業務上必要な範囲に限り利用し、目的以外に利用してはならない。
（1）クライエントへのセラピーの提供に必要な利用目的
・当施設のスタッフ間でのカンファレンスにおける連携
・本人（未成年の場合は保護者）からの要求があった場合は家族等への症状や現状の説明
（2）上記以外であって心理支援機関として必要な利用目的
・他の医療機関、相談機関、などとの連携
（個別にクライエント本人に同意を得た上で行う）
・指導成果の学会誌や学会への発表
（個別にクライエント本人に個人情報を利用することへの同意を得た上で行う。発表の際は、氏名を匿名化することはもちろん、指導時期、場所の秘匿など、個人が特定できないような配慮をする）

【安全措置】

第4条
当施設スタッフには、雇用契約や就業規則において、就業中はもとより離職後も含めた守秘義務を課す。

第5条
室内にスタッフがいない場合は必ず室、または書庫に鍵をかけるなど、盗難等の予防策を講じる。鍵は代表者が管理する。

第6条
今後デジタルデータを取り入れる際は「IDやパスワードによる認証などのアクセス管理」「アクセス記録の保存」「ファイアウォールの設置」等、個人情報の安全管理措置を講じる。

第7条
個人データが消失しないように留意するとともに、本人の照会に対応出来るよう検索可能な状態で保存する。

第8条
保管期間を過ぎた個人データの破棄、消去にあたっては、シュレッダ－にかける、焼却する等、復元不可能な形にして廃棄する

【安全管理・スタッフ教育】

第9条
個人情報に関する取り扱いはスタッフ全員が「個人情報取り扱い規則」を熟読し、周知を図る。毎年3月に個人情報の管理状況を検査する。

【第三者提供の取り扱い】

第10条
公的機関から情報開示の要求があった場合は、「身分証明書」の提供と、「開示要求を求める文書」の提出を求め、情報提供の可否については、当施設代表が判断する。
《具体例》犯罪捜査への協力など